Gest_DevFact 1.3

Gest_DevFact

« Produire devis et factures simplement et rapidement »

Gest_DevFact est un logiciel de devis/facturation conçu en étroite collaboration avec un artisan du bâtiment. Il permet de répondre rapidement à une sollicitation de devis en provenance d’un prospect ou d’un client.

En liaison ou non avec un fichier référençant vos articles (*),  vous générez un devis en seulement quelques minutes.

Il en est de même pour vos factures, en relation ou non avec un devis.

Les devis et factures enrichissent au fur et à mesure le dossier de votre client, constituant ainsi l’historique de vos relations avec celui-ci.

 

Fonctionnalités de base

Gestion (optionnelle mais conseillée) du fichier de vos références d’articles avec possibilité de faire évoluer dans le temps les prix unitaires par famille d’articles

♦ Gestion de votre fichier clients (avec recherche par numéro de client, par nom, par lieu de résidence ou encore à partir d’un numéro de facture)

♦ Création/modification de devis et de factures (gestion de taux de T.V.A. multiples)

♦ Mémorisation de devis « types » (vous faites, à quelques détails près, souvent le même devis ? inutile de recommencer à chaque fois de zéro)

♦ Génération des devis et factures avec possibilité d’envoi par courrier électronique (**), directement à partir du logiciel ou par l’intermédiaire de votre client de messagerie si vous en utilisez un. Pour un envoi postal, une lettre d’accompagnement générée automatiquement est proposée mais non imposée

Gestion des décisions des clients (acceptation/refus de devis)

♦ Relance des devis restés sans réponse, par courrier postal ou électronique

♦ Transformation des devis en factures avec possibilité d’ajout et de retrait d’éléments par rapport au devis accepté

♦ Facturation hors devis

♦ Extraction des factures non réglées dans les délais impartis (paramétrables) et qui sont donc potentiellement à relancer. A l’ouverture du logiciel, le contrôle est effectué et, si des factures sont concernées, l’information est affichée dans le bandeau de la partie supérieure de la fenêtre du logiciel (cf. copie d’écran en haut de cette page)

Génération automatique des lettres de relance pour non-paiement de factures (3 relances paramétrables en termes de délais) ou relance unitaire par courrier électronique

♦ Pointage des règlements reçus (mêmes partiels)

♦ Extraction de la liste des règlements reçus sur une période avec possibilité d’envoi par courrier électronique, directement à partir du logiciel, au cabinet comptable

♦ Extraction du récapitulatif de la T.V.A. encaissée sur une période avec possibilité d’envoi par courrier électronique, directement à partir du logiciel, au cabinet comptable.

(*) L’utilisation d’un fichier de références d’articles est vivement conseillée pour éviter des saisies inutiles est ainsi minimiser le temps à accorder à l’établissement des devis.
(**) L’envoi de documents par courrier électronique se faisant au format PDF pour en garantir l’authenticité, il est nécessaire pour ce faire de disposer des logiciels Word et Excel version 2007 ou ultérieure.

 

Fonctionnalités optionnelles

♦ Rappels

Gérer c’est « ne rien oublier ». C’est pourquoi fleurit toute l’année cette fameuse plante aux multiples couleurs que l’on appelle communément « Post-It ».

Gest_DevFact dispose d’un module optionnel nommé « Rappels » qui peut être assimilé à un « Post-It numérique » et qui permet de programmer un… rappel (unique ou récurrent) à une date souhaitée. Ce dernier, arrivé à échéance, est transformé en courrier électronique qui arrive dans la messagerie dont l’adresse a été indiquée à sa création.

♦ Book

Vous êtes artisan du bâtiment ? Il vous arrive de faire des photos de votre chantier au fur et à mesure de son avancement, ne serait-ce que pour garder trace des réels travaux effectués ? Qu’en faites-vous après ?

Gest_DevFact vous propose, à partir de toutes ces photos que vous aurez simplement ordonnées par phase de travaux, de générer de façon entièrement automatique un book. Il ne vous restera plus ensuite, éventuellement, qu’à l’imprimer avant de le remettre à votre client.

Logiciel optionnel

Gest_Charges est un logiciel d’analyse et de suivi des charges financières qui s’interface automatiquement avec Gest_DevFact.

Cela vous permet d’avoir la vision en temps réel et pour le mois en cours de la comparaison de votre chiffre d’affaire réalisé avec le montant de vos charges (voir « quelques précisions » ci-dessous).

 

Quelques précisions

♦ Gest_DevFact ne produit aucun document par lui-même. Cette production est déléguée à Microsoft Word et à Microsoft Excel selon le type de document

♦ Les documents ne faisant pas partie intégrante de Gest_DevFact, les modèles fournis  sont entièrement modifiables en fonction de vos souhaits (insertion de votre logo, gestion des couleurs, présentation des courriers,…)

♦ La fenêtre principale de Gest_DevFact affiche en permanence un tableau de bord où l’on retrouve, pour pouvoir y accéder rapidement :

♦ Le nombre de devis en attente de réponse de la part des clients (et qu’il convient peut-être de relancer)

♦  Le nombre de devis acceptés en attente ou en cours de traitement par vos soins (votre carnet de commandes en somme)

♦  Le nombre de factures en attente de règlement (celles que vous avez émises mais dont le paiement ne vous est pas encore parvenu)

♦ La liste des cinq derniers devis/factures  générés

♦ La fenêtre principale de Gest_DevFact affiche également les éléments financiers suivants :

♦ Le montant total des rentrées du mois (les règlements que vous avez pointés comme reçus)

♦ Le montant total des règlements en attente (les factures émises mais non réglées)

♦ Le montant brut des charges dont vous devez vous acquitter dans le mois (***)

♦ Le montant lissé des charges du mois (montant total des charges de l’année divisé par 12) (***)

♦ Le montant chiffre d’affaire – montant brut des charges (***)

♦ Le montant chiffre d’affaire – montant lissé des charges (***).

(***) Suppose que le logiciel Gest_Charges soit installé

Vous voulez en savoir plus ?

N’hésitez-pas à contacter EroSoftware53 !

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